Thư ký - trợ lý giám đốc
TNHH CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT
Hồ Chí Minh, Vietnam
1 ngày trước
source : CareerBuilder

Mô tả Công việc

1 / Hỗ trợ duyệt triển khai lịch sản xuất :

  • Tiếp nhận đơn hàng hợp lệ (thông tin đầy đủ, hợp lệ, có chữ ký của người đề xuất đủ thẩm quyền).
  • Kiểm tra lịch hoạt động với bộ phận sản xuất.
  • Duyệt sản xuất trên phần mềm quản trị.
  • Báo cáo, xin ý kiến từ Giám đốc xử lý các trường hợp bất thường.
  • 2 / Hỗ trợ theo dõi, triển khai các chỉ đạo của Giám đốc :

  • Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo tiến độ thực hiện của các bộ phận được chỉ định.
  • Phối hợp với các bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
  • Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng / bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
  • Gởi tài liệu; Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ thuộc thẩm quyền.
  • Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
  • Nhận báo cáo từ các phòng ban, tổng hợp & phân tích báo cáo, ghi chú các trọng điểm cần lưu ý giải quyết.
  • Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với Giám đốc.
  • 3 / Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác :

  • Tiếp nhận các cuộc gọi hay đặt lịch hẹn với các đối tác là cá nhân / tổ chức có liên lạc với ban giám đốc.
  • Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần / tháng.
  • Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Giám đốc (lịch trình, quà tặng, visa-nếu có, phương tiện di chuyển, đặt khách sạn, tiệc chiêu đãi đối tác, ...)
  • Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách.
  • Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng GĐ về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác.
  • 4 / Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Ban Tổng Giám đốc :

  • Lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
  • Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
  • Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc . Phân phối tài liệu tới các thành viên tham dự trước buổi họp hay hội nghị.
  • Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý cơ bản các thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban, các cá nhân / tổ chức khác gửi lên Ban Giám đốc.
  • Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
  • 5 / Quản trị văn phòng :

  • Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
  • Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Giám đốc
  • Hỗ trợ phòng Nhân sự & hành chính trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.
  • 6 / Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.

    Yêu Cầu Công Việc

  • Tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, luật, tài chính, kinh tế, ngoại thương, ngoại ngữ
  • Có kinh nghiệm tối thiểu 02 năm làm thư ký giám đốc hay các vị trí tương tự trong doanh nghiệp.
  • Có hiểu biết về cách quản trị doanh nghiệp.
  • Thành thạo MS office (word, excel, powerpoint).
  • Khả năng hoạch định, tổ chức công việc.
  • Khả năng giải quyết vấn đề tốt
  • Khả năng làm việc dưới áp lực cao
  • Tinh thần trách nhiệm cao
  • Có kỹ năng viết báo cáo.
  • Có khả năng giao tiếp tốt, khéo léo.
  • Là người tự tin, có phong thái chuyên nghiệp, khéo léo và cẩn thận.
  • Thông tin khác

  • Bằng cấp : Cao đẳng
  • Độ tuổi : 24 - 32
  • Giới tính : Nữ
  • Hình thức : Nhân viên chính thức
  • Thời gian thử việc : 02 tháng
  • Thời gian làm việc : 7h30 - 17h00 thứ hai - thứ bảy
  • Cơ hội huấn luyện : Được hướng dẫn và tạo điều kiện để thích nghi với công việc, hòa nhập môi trường mới.
  • Đồng nghiệp : Được làm việc trong môi trường năng động, sáng tạo, nhiều cơ hội học tập, thăng tiến.
  • Phúc lợi :
  • Hưởng các chế độ theo Luật Lao động và các quyền lợi thuộc Thỏa ước Lao Động của công ty

    Hưởng lương theo năng lực, khen thưởng khi có đề xuất phát triển kinh doanh hiệu quả.

  • Phụ cấp khác :
  • Phụ cấp cơm trưa, phụ cấp điện thoại

    Phụ cấp xăng xe theo yêu cầu công việc.

    Phụ cấp trách nhiệm.

  • Ngày nghỉ : Chủ nhật và các ngày lễ.
  • Nộp đơn
    Email của tôi
    Bằng cách nhấp vào "Tiếp tục", tôi đồng ý với neuvoo để xử lý dữ liệu của tôi và gửi cho tôi thông báo qua email, như được nêu chi tiết trong Chính sách bảo mật của neuvoo. Tôi có thể rút lại sự đồng ý của tôi hoặc hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
    Tiếp tục
    Mẫu đăng ký