GIÁM SÁT KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
American International Hospital (AIH)
Hồ Chí Minh
1 ngày trước
source : Tuổi Trẻ

Mô tả Công việc

a. Quản lý, giám sát tất cả các tài liệu cho toàn bộ tổ chức đang được phát triển, chuẩn bị hoặc phê duyệt bất kỳ Tài liệu chính thức nào của AIH, chẳng hạn như các chính sách và quy trình, chương trình, hướng dẫn, hướng dẫn công việc, v.v.

Manage, oversee all the documents for the entire organization being developed, prepared or approved of any AIH Official Document such as the policies and procedures, programs, guidelines, work instructions, etc.

b. Chịu trách nhiệm chính kiểm soát việc đánh số, thứ tự, sắp xếp và truy xuất tài liệu lưu trữ điện tử hoặc bản cứng được tạo ra bởi tất cả các bộ phận một cách kịp thời, chính xác và hiệu quả.

Main responsible for controlling the numbering, filing, sorting and retrieval of electronically stored or hard copy documentation produced by all of the departments in a timely, accurate and efficient manner.

c. Đảm bảo rằng các tài liệu chính thức được tạo và ký, rằng tất cả dữ liệu là chính xác và các tài liệu được lưu trữ và sao lưu và bất kỳ chính sách lưu giữ nào cũng được tuân theo.

Ensure that official documents are created and signed, that all data is accurate and that documents are stored and backed up and any retention policies are followed.

d. Duy trì và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về tài liệu và sửa đổi của tất cả các tài liệu hệ thống chất lượng và tài liệu chính thức của AIH, cung cấp và hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các chức năng hành chính và quản lý khác của bệnh viện liên quan đến các tiêu chuẩn địa phương và quốc tế, liên quan đến quản lý và kiểm soát tài liệu.

Maintains and ensures compliance to documentation and revision requirements of all submitted quality system documents and AIH official documents, provides and assists in ensuring compliance to other administrative and regulatory functions of the hospital pertaining to local and international standards pertaining to document management and control.

e. Đảm bảo rằng các tài liệu này được phân phối cho các nhân viên có liên quan, được quản lý, kiểm soát và xóa khỏi hệ thống khi bị coi là lỗi thời.

Make sure that these documents are distributed to the relevant staff, managed, controlled and deleted from the system when deemed obsolete.

f. Trưởng nhóm và điều phối viên chính của Ban đánh giá tài liệu nội bộ để xem xét các tài liệu chính thức cũng như đảm bảo rằng việc xem xét chính xác và định dạng nội dung của tài liệu được tuân thủ và tuân thủ hoàn toàn.

Main lead and coordinator of the Document Review Committee together for the review of the official documents as well as making sure that correct review and contents format of the document is completely followed and complied with.

g. Làm việc và hợp tác với Giám đốc y khoa, Điều dưỡng trưởng bệnh viện và các thành viên khác của DRC để xây dựng, duy trì, sửa đổi và phê duyệt các tài liệu chính thức.

Works and collaborate with the Quality Management, Medical Director, Chief of Nurse, and other members of the DRC for the development, maintenance, revision, and approval process of the official documents.

h. Phải theo dõi việc tạo mới và xây dựng cũng như quá trình xác thực các tài liệu chính thức trong tổ chức.

Must follow up the creation and development as well as the validation process of the official documents in the organization.

i. Đảm bảo mã hóa, dịch thuật, phê duyệt, truyền thông, phổ biến và lưu trữ đúng cách, chính xác.

Ensure proper and correct coding, translation, approval, communication, dissemination, and archiving.

j. Phải đảm bảo nội dung biểu mẫu được đúng người và phòng quản lý chất lượng phê duyệt

Must ensure that the form is content approved by the correct person and Quality Management.

k. Phải đảm bảo rằng mẫu đã được phê duyệt nội dung được chuyển đến Phòng Tiếp thị để thiết kế cùng với các thông số kỹ thuật phù hợp.

Must ensure that the content approved form is forwarded to the Marketing Department for design along with the appropriate specifications.

l. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được cập nhật dựa trên quy trình Kiểm soát tài liệu và hướng dẫn sửa đổi.

Ensures that all documents are updated based on the Document Control procedure and revision guidelines.

m. Duy trì một hệ thống mã hóa và lập danh mục của tất cả các tài liệu bên trong & bên ngoài của các văn phòng khác nhau trong tổ chức.

Maintains a coding system & indexing of all internal & external documents of different offices in the organization.

n. Đảm bảo rằng các tài liệu lỗi thời được rút ra và thay thế bằng phiên bản cập nhật, nếu có.

Ensures that obsolete documents are withdrawn and replaced by updated version, as applicable.

o. Đảm bảo mã hóa thích hợp và theo dõi tất cả các tài liệu chất lượng bệnh viện.

Ensures the proper coding and tracking of all hospital quality document.

p. Cập nhật danh sách tổng thể các tài liệu được kiểm soát và lịch sử sửa đổi tài liệu.

Updates Masterlist of Controlled Documents and Document Revision History.

q. Thỉnh thoảng có thể được giao nhiệm vụ khác theo quyết định của cấp trên trực tiếp

May be assigned other tasks from time to time as determined by his / her immediate superior

r. Hỗ trợ quá trình Công nhận JCI và Tiêu chuẩn Chất lượng của Bệnh viện theo Bộ Y tế về việc phát triển và kiểm soát thời gian hoàn thành tất cả các nhiệm vụ liên quan bao gồm kiểm tra / đánh giá.

Assist in the JCI Accreditation Process and MOH Hospital Quality Standards on developing and controlling the timeline for completion of all tasks associated therewith including inspection / audits.

s. Đảm bảo quản lý tốt thực hành tích cực 6S.

Ensures good housekeeping 6S is actively practice

t. Thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan khác theo sự phân công

Perform other related duties and responsibilities as assigned

u. Thực hiện nhiệm vụ khác của phòng QLCL và của bệnh viện theo sự phân công của Giám đốc Quản lý chất lượng

Other hospital Quality Management tasks assigned by Quality Management Director

Yêu Cầu Công Việc

a. Trình độ chuyên môn / Qualification :

  • Tốt nghiệp chương trình Cử nhân (4 năm) về chăm sóc y tế, hoặc chuyên ngành có liên quan / Graduate of any four (4) year bachelor’s degree in healthcare, or related fields
  • Ưu tiên có chứng nhận về Kiểm Soát và Quản Lý Dữ Liệu / Preferably with certification in Document Management and Control
  • b. Kinh nghiệm / Experience :

  • Ít nhất từ 3-5 năm trong vai trò nhân viên Kiểm Soát và Quản lý Dữ liệu ở bệnh viện hoặc lĩnh vực liên quan / Minimum of 3-5 years’ experience in a Document Management and Control role in a hospital or related field.
  • Có hiểu biết về JCI và tiêu chuẩn MOH về chất lượng hoặc hoặc ưu tiên có kinh nghiệm về JCI / Knowledge with JCI and MOH standards on quality or preferably with JCI experiences
  • c. Kỹ năng và Kiến thức / Skills and knowledge :

  • Yêu cầu có kiến thức kinh nghiệm về các nguyên tắc quản lý chất lượng tổng thể, hoạch định chiến lược, hệ thống quản lý tài liệu và xây dựng chính sách
  • With experiential knowledge of total quality management principles, strategic planning, document management system, and policy development is required

  • Thành thạo các ứng dụng và chương trình MS office liên quan đến thống kê, thu thập và phân tích dữ liệu / Proficient in MS office applications and programs related to statistics, data collection and analysis.
  • Có kiến thức về Hệ thống quản lý Dữ liệu Điện tử / Knowledge of Electronic Document Management System
  • Chuyên nghiệp trong kĩ năng viết và chỉnh sửa / Proficient typing and editing skills
  • Kĩ năng tổ chức dữ liệu / Data organization skills
  • Chú ý chi tiết / Attention to details
  • Thành thạo trong kĩ năng giao tiếp (viết và nói) cả tiếng Anh và tiếng Việt / Excellent communication skills (written and oral) for both English and Vietnames
  • Khả năng lập kế hoạch và tổ chức / Planning and organizational abilities.
  • Thông tin khác

  • Bằng cấp : Đại học
  • Độ tuổi : Không giới hạn tuổi
  • Hình thức : Nhân viên chính thức
  • Báo cáo công việc này
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Nộp đơn
    Email của tôi
    Bằng cách nhấp vào "Tiếp tục", tôi đồng ý với neuvoo để xử lý dữ liệu của tôi và gửi cho tôi thông báo qua email, như được nêu chi tiết trong Chính sách bảo mật của neuvoo. Tôi có thể rút lại sự đồng ý của tôi hoặc hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
    Tiếp tục
    Mẫu đăng ký